Минюст разъясняет процедуру получения дубликатов нотариально заверенных документов.
Министерство юстиции информирует о процедуре получения дубликатов нотариально заверенных документов.
Нотариат представляет собой учреждение, которое гарантирует защиту прав и законных интересов как физических, так и юридических лиц через выполнение нотариальных действий от лица государства.
Согласно пункту 8 первой части статьи 34 Закона Украины "О нотариате", нотариусы имеют право выдавать дубликаты нотариальных документов, которые хранятся в их архивах.
Так, согласно статье 53 Закона Украины "О нотариате" в случае утраты или испорчения документа, удостоверенного или выданного нотариусом или должностным лицом органа местного самоуправления по письменному заявлению лиц, по поручению которых или в отношении которых совершалось нотариальное действие, нотариусом или должностным лицом органа местного самоуправление выдается дубликат утраченного или испорченного документа.
Також дублікати документів, посвідчених або виданих нотаріусом, посадовою особою органу місцевого самоврядування, можуть бути видані:
До заяви про видачу дубліката заповіту або про видачу дубліката іншого документа спадкоємцям осіб, за дорученням яких або щодо яких вчинялася нотаріальна дія, виконавцю заповіту нотаріус долучає засвідчену ним копію свідоцтва про смерть і засвідчені копії інших документів, які підтверджують їхні родинні відносини (копію свідоцтва виконавця заповіту).
Дублікати секретного заповіту та аграрної розписки не видаються.
Перед тим як документи, засвідчені або видані нотаріусом, будуть передані в архів, дублікат втраченого чи пошкодженого документа видається нотаріусом у місці їхнього зберігання.
У випадку завершення роботи приватного нотаріуса, закриття державної нотаріальної контори та передачі документів нотаріального обліку та архівів до державного нотаріального архіву, дублікат втраченої або пошкодженої документації буде видано нотаріусом державного нотаріального архіву.
Щоб отримати копію документа, заявнику необхідно надати нотаріусу:
Особа, що представляє заявника, який подав запит на отримання дубліката документа, повинна надати нотаріально засвідчену довіреність, що підтверджує її право діяти від імені особи в нотаріальних установах для отримання дубліката документів.
Представник юридичної особи, що подає заявку на отримання дубліката документа, повинен надати нотаріусу установчі документи, які підтверджують правоздатність та дієздатність юридичної особи, а також документи, що засвідчують повноваження цього представника.
Дублікат документа повинен містити весь текст посвідченого або виданого документа, оригінал якого вважається таким, який втратив чинність.
На копії документа ставиться позначка, що підтверджує її юридичну силу, аналогічну оригіналу, а також виконується відповідний посвідчувальний запис. Додатково, нотаріус фіксує факт видачі дубліката на екземплярі документа, який зберігається в архіві державної нотаріальної контори, державному нотаріальному архіві або у приватного нотаріуса.
Плата за вчинення нотаріальної дії - видачі дубліката нотаріального документа.
Відповідно до положень статті 42 Закону нотаріальні дії вчиняються після їх оплати, а також у передбачених законом випадках після сплати до бюджету податку з доходів фізичних осіб та в день подачі всіх необхідних документів.
Приватні нотаріуси мають право встановлювати плату за свої нотаріальні послуги, яка визначається шляхом угоди між нотаріусом та клієнтом, будь то фізична чи юридична особа. Щодо оплати за додаткові правові послуги, що надаються приватними нотаріусами і не пов’язані безпосередньо з нотаріальними діями, така оплата також регулюється домовленістю між сторонами (стаття 31 Закону України "Про нотаріат").
Статтею 19 Закону України "Про нотаріат" передбачено, що за вчинення нотаріальних дій державні нотаріуси справляють державне мито у розмірах, встановлених чинним законодавством. Згідно з Декретом Кабінету Міністрів України "Про державне мито" від 21.01.1993 №7-93 розмір ставки за видачу дублікатів нотаріально посвідчених документів складає 0,03 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян. Дублікат нотаріального документа має таку ж юридичну силу, як і його оригінал. Після видачі дубліката оригінал документа втрачає свою юридичну силу.
Згідно з наказом Міністерства юстиції України від 6 грудня 2022 року № 5441/5, який стосується "Деяких аспектів надання державними нотаріусами додаткових правових послуг, не пов'язаних із виконанням нотаріальних дій, а також технічних послуг", було затверджено порядок надання таких послуг, а також визначено перелік і розміри оплати за них. Цей наказ вступив в силу з 1 січня 2023 року. Вартість наданих послуг є єдиною для всіх державних нотаріальних установ в Україні.
Перед наданням таких послуг державний нотаріус зобов'язаний дати роз'яснення щодо їх обсягу, порядку надання та умов оплати.
Оплата за ці послуги здійснюється виключно через безготівковий переказ на спеціально відкриті реєстраційні рахунки в органах Державної казначейської служби України, відповідно до вимог законодавства. Підтвердженням сплати за додаткові правові та технічні послуги слугує платіжний документ (квитанція, платіжне доручення тощо) з банківською відміткою.